Close

February 10, 2020

Berikut 3 Tips Memilih DMS Bagi Bisnis Anda

dms-app

Urusan memanajemen dokumen kini sudah bukan lagi hal yang sulit dilakukan dan memakan waktu yang cukup lama. Lewat aplikasi Document Management System (DMS), memanajemen dokumen dapat Anda lakukan hanya dalam beberapa saat saja.

Menurut hasil riset Pricewater Research, di Amerika Serikat, perusahaan menghabiskan 20 USD untuk membuat dokumen, 120 USD untuk mencari kembali dokumen yang salah arsip, dan 220 USD untuk memproduksi ulang dokumen yang hilang. Pun sama pula halnya saat Anda tengah mencari sebuah dokumen dimana sebanyak kurang lebih 20 persen waktu pegawai digunakan untuk mencari dokumen tersebut

3 Tips Memilih DMS

Meningkatkan produktivitas dan mempersingkat proses pengerjaan merupakan dua hal yang mendasari mengapa banyak orang kini mulai menggunakan aplikasi DMS yang merupakan software untuk menyimpan, mengatur, dan melacakdokumen eserta gambar elektronik yang dipindai dengan menggunakan scanner. Namun sebelum menggunakannya, terlebih dulu Anda harus berhati-hati dan selektif dalam memilih aplikasi DMS yang cocok untuk aktivitas bisnis Anda.

Agar Anda tak salah pilih, berikut ini tips-tips memilih aplikasi DMS tersebut:

  • Pilih Vendor yang Tepat

Agar dokumen Anda dapat terorganisasi dengan baik penggunaan aplikasi manajemen dokumen seperti DMS amat dibutuhkan guna mengakomodir keperluan tersebut.

Yang mana dokumen-dokumen tersebut umumnya diorganisasikan berdasarkan folder yang telah diberi nama atau kategori tertentu

Dari survei SmallBiz Trends disebutkan bahwa sebanyak 82 persen pegawai menyambut baik penggunaan DMS guna mempermudah dalam urusan pelabelan dokumen. Lalu, bagaimana caranya untuk mengetahui kalau vendor tersebut tepat untuk kita pilih?

Cara untuk mengetahui apakah vendor tersebut tepat untuk kita pilih cukuplah mudah.

Misalnya, jika industri Anda bergerak di bidang hukum atau layanan kesehatan, tentu Anda pun harus memahami dan memahami peraturan khusus yang berlaku di industri Anda. Yang mana dalam hal ini, vendor yang mengerti dan memahami akan kebutuhan industri seperti penerapan otomasi DMS beserta tantangan kedepan seperti pentingnya kolaborasi untuk meningkatkan kinerja patut Anda pilih agar bisnis Anda nantinya dapan berjalan lancar

  • Pilih DMS yang Terintegrasi Penuh dan Mendukung Kolaborasi

DMS hadir sebagai solusi atas banyaknya dokumen berbasis kertas yang selama ini dianggap cukup memakan tempat sehingga membuat kita harus menggunakan banyak waktu dalam memanajemennya.

Agar pekerjaan tersebut jadi lebih sederhana, DMS kini mampu menyimpan seluruh dokumen Ada dalam sebuah penyimpanan yang terpusat dimana penyimpanan tersebut menyimpan file, data, dan database antara server komputer melalui jaringan komputer.

Peran dari sebuah tool atau gadget yang mudah diakses dimanapun serta mudah dioperasikan amat dibutuhkan khususnya dalam memanajemen dokumen dimana menurut survei Pricewater Research, disebutkan bahwa sebanyak 57 persen responden mengakses dokumen atau file-nya pada gadget pribadinya masing-masing.

Image By Pricewater Research

Tentu tak hanya itu saja, kemudahan lain yang dapat diberikan oleh DMS yakni kemampuan seperti dapat terintegrasi dengan berbagai macam fitur lainnya dan membantu dalam terwujudnya kerja kolaboratif yang meliputi komunikasi jadi lebih cepat dengan adanya fitur messaging, transparansi kian meningkat karena project dapat dimanajemen dengan baik, berbagi dokumen antar anggota tim menjadi lebih mudah, dsb.

Misalnya, Anda ingin mengumpulkan berbagai macam dokumen dari semua departemen untuk menyusun laporan keuangan bulanan tetapi disaat yang bersamaan bencana banjir menghambat mobilitas Anda untuk pergi ke kantor.

Maka langkah yang tepat untuk mengatasi hal tersebut yakni Anda harus menggunakan semacam tool yang memungkinkan Anda untuk melakukan pengumpulan dokumen dari tempat Anda berada. Dimana DMS merupakan solusi atas masalah Anda yang selain dapat menghemat waktu, pun dapat pula diakses dimanapun dan dalam kondisi apapun

  • Pilih DMS yang Aman dan Dilengkapi Fitur Administrative Control

Tips ketiga saat Anda memilih DMS yakni pastikan bahwa aplikasi DMS yang akan digunakan oleh perusahaan Anda memang aman baik untuk melindungi data pribadi hingga data-data penting perusahaan Anda.

Kemampuan proteksi data yang harus dimiliki oleh DMS salah satunya yakni izin user menurut perannya masing-masing dimana izin menurut peran ini membuat Anda mudah dalam mengatur jadwal penyimpanan file.

Begitu pula halnya dengan kemudahan melakukan perekaman data secara otomatis merupakan aspek penting bagi sebuah aplikasi DMS. Tetapi aspek keamanan pun juga tak kalah penting.

Aspek keamanan sebuah DMS merupakan salah satu aspek yang patut Anda perhatikan dan pertimbangkan guna menjaga agar data-data Anda tetap aman dan tidak mudah terganggu oleh ankeka ancaman cyber. Seperti apa contohnya?

Misalnya, saat Anda tengah menentukan DMS yang ingin Anda gunakan yang tak hanya mampu merekam data secara otomatis tetapi juga aman, maka Anda pun dapat menanyakan fitur keamanan apa yang diberikan oleh DMS yang akan Anda pilih tersebut mulai dari akses pegawai ke informasi dan data digital, subkontraktor yang digunakan saat ada konversi yang juga merupakan bagian dari implementasi DMS, hingga prosedur transmisi jaringan internat atau eksternal.

Anda pun juga dapat menggunakan infrastruktur IT macam hyperconverged yang merupakan infrastruktur gabungan dari komputasi, penyimpanan, dan jaringan dalam suatu sistem tunggal yang umum digunakan oleh banyak perusahaan untuk mengurangi kompleksitas data center sekaligus meningkatkan skalabilitas kinerja sistem.

***

Memanajemen dokumen kini jadi lebih mudah dengan menggunakan collaborative tool seperti Document Management System (DMS) yang memiliki keuntungan dapat menghemat waktu, menekan biaya, dan meningkatkan produktivitas Anda. Gunakan DMS untuk mendukung segala aktivitas bisnis Anda yang kompleks. Sebab dengan menggunakan DMS ini Anda dapat mengakses dokumen Anda dari manapun dan kapan saja meski dalam kondisi banjir sekalipun. Agar Anda tak salah pilih dalam memilih aplikasi DMS yang sesuai dengan kebutuhan Anda, maka Anda dapat mempertimbangkan berbagai faktor sebelum memilih seperti di salah satu tipsnya yaitu pilihlah vendor yang tepat yang telah berpengalaman di bidangnya dan produknya telah digunakan oleh banyak orang untuk memudahkan pekerjaan khususnya dalam manajemen dokumen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

× How can I help you?