Close

March 18, 2020

Kerja dari Rumah Jadi Mudah dengan 3 Jenis Collaboration Tool Ini

Di tengah maraknya wabah virus corona yang menyebar hingga ke seluruh dunia, Presiden RI dalam konferensi pers pada Minggu (15/03/2020), menganjurkan pada seluruh masyarakat Indonesia agar melakukan aktivitas work from home atau kerja dari rumah.

Agar aktivitas kerja Anda tetap berjalan lancar utamanya pada bidang bisnis seperti mudah melakukan pertukaran informasi secara real-time mulai sinkronisasi data hingga file sharing, Anda pun memerlukan sebuah peranti atau aplikasi yang mendukung aktivitas tersebut. Salah satunya yakni dengan menggunakan collaboration tools.

Collaboration tool yang merupakan suatu software yang memungkinkan tim Anda saling berkomunikasi, berbagi informasi, berkoordinasi, bekerja sama lintas ruang dan waktu. Software ini telah digunakan oleh banyak orang untuk mendapat kemudahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dengan berbagai keuntungannya.

Jenis-Jenis Collaboration Tool

Menurut survei yang dirilis oleh Software Advice, tiga fitur collaboration tool yang paling sering digunakan oleh pengguna yaitu; chat sebesar 39%, file sharing sebesar 19%, dan kolaborasi dokumen sebesar 12%. Data-data tersebut menunjukkan bahwa kerja sebuah tim tidak bisa terlepas dari komunikasi yang intensif.

Selain 3 fitur di atas, masih ada banyak tipe collaboration tools yang bisa kita manfaatkan dalam mendukung aktivitas kerja tim maupun bisnis kita.

  • Komunikasi (e-mail, voice mail, instant messaging)

Jenis dari collaboration tool pertama ini merupakan salah satu jenis aplikasi kolaborasi yang banyak digunakan oleh banyak orang dimana aplikasi ini terbagi dalam berbagai bentuk seperti instant messaging berupa e-mail, chatbot, digital voicemail, dsb.

Menurut laporan dari McKinsey, rata-rata pegawai menggunakan 14 persen dari total waktu kerja mereka selama sepekan untuk berkomunikasi secara internal. Lewat collaboration tool pula mereka mampu meningkatkan produktivitas interaksi antar pegawai mulai dari 20 hingga 25 persen.

Lalu, adapun kaitannya dengan memudahkan kita saat bekerja dari rumah atau remote, penggunaan suatu collaboration tool ini dapat memberi kita salah satu keuntungan yaitu dapat mengefisienkan pekerjaan kita.

Misalnya, untuk mengkomunikasikan hasil pekerjaan Anda dengan koordinator project Anda disaat sedang tidak berada di kantor, maka Anda dapat mencoba mengunakan salah satu collaboration tool seperti voice mail pada masing-gadget Anda untuk merekam pesan suara elektronik pada seluruh anggota tim Anda dimana voice mail memiliki keuntungan yakni mampu mengefisienkan suatu operasi bisnis dimana Anda bisa berikirim pesan tanpa perlu meninggalkan pekerjaan yang tengah Anda kerjakan. Lalu, bagaimana cara menerapkannya?

Cara menerapkannya pada bisnis Anda pun tergolong mudah. Gunakanlah voice mail ini untuk mendukung serangkaian aktivitas yang mendukung partisipasi banyak orang seperti penentuan batas waktu penyelesaian tugas atau untuk memberitahu suatu perubahan yang dibuat pada suatu tugas yang dikerjakan.

  • Conference (Video Conferencing, Teleconferencing, Social Media Chat)

Semisal, Anda memiliki kendala meeting dengan klien Anda dari luar negeri karena jauhnya jarak lokasi Anda sekarang berada dengan lokasi klien Anda.

Guna mengatasi hal tersebut, kini banyak orang mulai menggunakan video conference online sebagai peranti untuk meningkatkan produktivitas bisnis. Yang mana menurut viewsonic.com, produktivitas yang dapat dicapai berkat menggunakan video conference ini yaitu hingga 94 persen.

Lewat video conference pula, Anda dapat mengurangi kesalahpahaman yang ditimbulkan dari kesalahan penerjemahan isi e-mail atau panggilan telepon.

Video conference sendiri merupakan sebuah aplikasi yang terdiri dari sebuah kolaborasi real-time antar anggota tim kerja dimana salah satu dari anggota tim tersebut berperan sebagai pengarah atau pemandu jalannya meeting.

Untuk menerapkannya pada bisnis yang tengah Anda kelola, utamanya untuk mengetahui informasi dari bagian produksi, manajemen, marketing, sales, dsb, Anda pun cukup memulai suatu video conference yang Anda pandu dan Anda pun cukup mudah mengetahui perkembangan terkini dari masing-masing departemen di perusahaan Anda.

Intonasi suara yang jelas dan ekspresi pegawai tampak jelas merupakan dua hal yang memudahkan Anda dalam membuat operasi bisnis jadi lebih efektif sehingga mampu meningkatkan kinerja pegawai Anda yang dapat Anda lakukan dimana saja termasuk halnya dari rumah. Ragam bentuk dari video conference itu sendiri antara lain video call dan aplikasi teleconference online sejenis lainnya.

  • Koordinasi (Project Management, Task Management, Time Viewer)

Jenis ketiga dari collaboration tool ini merupakan aplikasi yang umumnya digunakan oleh banyak orang untuk memudahkan urusan koordinasi. Memang, kemudahan seperti apa yang diberikan oleh jenis collaboration tool yang satu ini?

Semisal, Anda ingin agar project yang tengah Anda jalankan bersama tim Anda dapat lebih terorganisir dan selesai tepat waktu.

Maka untuk mendapatkan kedua hal tersebut, Anda dapat menggunakan project management yang membuat beberapa aktivitas bisnis mulai dari penjadwalan, pembagian tugas, sampai dengan manajemen anggaran jadi lebih mudah.

Untuk kemudahannya dalam penganggarannya sendiri, Anda dapat mengetahui secara real-time bagian mana dari bisnis Anda yang paling banyak menghabiskan uang. 

Ditambah lagi dengan keunggulan yang dimiliki oleh project management seperti file sharing Anda pun dapat menghemat biaya.

Yang mana cara untuk menerapkannya pada perusahaan kita cukuplah mudah, Anda cukup melakukannya lewat salah satu aplikasi seperti Google Drive dimana Anda tak hanya dapat melakukan upload file Anda pula dapat menandai orang yang dapat mengakses file tersebut dan menentukan tindakan apa yang dapat dilakukan oleh orang yang telah Anda tandai tadi.

Aplikasi koordinasi dari collaboration tool ini merupakan aplikasi yang dirancang untuk mengintegrasikan pegawai dengan tugas-tugasnya.

Ragam bentuk dari coordination collaboration tool ini antara lain project management, task management, Document Management System (DMS), file sharing, dsb.

***

Bekerja dari rumah kini menjadi lebih mudah dengan menggunakan collaboration tool. Dimana collaboration tool yang merupakan software yang memungkinkan tim kerja Anda saling berkomunikasi, berbagi informasi, berkoordinasi, bekerja sama lintas ruang dan waktu ini mulai banyak digunakan oleh banyak orang untuk mendapat kemudahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Yang mana dengan beragam jenisnya pula Anda pun dapat memanfaatkannya sesuai dengan keperluan bisnis Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

× How can I help you?